Szefie, po czym poznajesz, że spotkanie, które przed chwilą poprowadziłeś, było dobre? Nie tylko w Twoim przekonaniu, ale również w przekonaniu uczestników tego spotkania? Jak często zadajesz sobie podobne pytanie? Ja za każdym razem, zarówno przed, jak i po.
Najczęściej zmorą spotkań biznesowych jest fakt, że uczestnicy wychodząc, zastanawiają się: „Ale o co chodzi?”. „No super, mamy plan, ale jak to zrobić?”. A jeśli nawet wiedzą, co i jak, pojawia się pytanie: „Po co to wszystko?”.
Przez lata byłem uczestnikiem setek spotkań. Na początku mojej kariery zawodowej oczywiście jako uczestnik, wraz z rozwojem ścieżki zawodowej jako organizator. Teraz jako trener i coach mam okazję przysłuchiwać się, jak inni prowadzą spotkania, a przy okazji obserwować reakcje osób uczestniczących z nich. Podczas jednego takiego spotkania (przemilczę przebieg) wpadła mi do głowy pewna struktura spotkania, która może służyć zarówno do przygotowania się do niego jak i do weryfikacji jego efektywności. Tak, by spotkanie było efektywne, a nie efektowne.
Model ten dla ułatwienia ubrałem w akronim GRS, pochodzący od słów: Głowa – Ręce – Serce.
- Głowa – w głowie znajduje się mózg. A co lubi mózg? Konkrety. Dlatego na tym etapie warto zadbać, aby podczas spotkania pojawiły się właśnie konkrety: fakty, liczby, cele. W zależności od charakteru spotkania zadbaj o to, aby uczestnik lub uczestnicy wiedzieli, co mają zrobić, jakiego efektu oczekujesz, co będzie miernikiem ich skuteczności. Prościej: po czym poznają, że osiągnęli to, czego od nich oczekujesz. Ten etap zdecydowanie należy do ciebie. Możesz dużo mówić.
- Ręce – co najczęściej trzymamy w rękach? Narzędzia. Narzędzia, które pomagają nam osiągnąć to, co mamy zapisane w głowie. Jeżeli mam plan, aby wykopać 10 metrów rowu o głębokości 1 metra, to będę potrzebował: łopaty, kilofa (nie wiem, co znajdę pod ziemią), rękawic (żeby nie nabawić się odcisków i ewentualnie nie skaleczyć), wody (jak będzie mi się chciało pić), kanapek (jak zgłodnieję) i dobrej muzyki (podczas prac fizycznych lubię, jak coś brzęczy mi w uszach). Oczywiście narzędzia muszą być dostosowane do celu, jaki mam w głowie. Na spotkaniu musisz więc zadbać aby uczestnicy takie narzędzia dostali, a najlepiej będzie, jak… zadbacie o nie wspólnie. Tak, wiem. Przecież szef wie najlepiej, jak to zrobić. Często okazuje się, że tylko tak mu się wydaje. Polecam, aby na tym etapie w generowanie „narzędzi” zaangażować osoby zebrane na sali. Stare powiedzenie mówi: „Co dwie głowy, to nie jedna”, a wyobraź sobie jaka siła drzemie w kilku, kilkunastu głowach. Dodatkowo budujesz atmosferę zaangażowania i pokazujesz ludziom, że słuchasz ich pomysłów i jesteś na nie otwarty. I tutaj jedna uwaga. Pamiętaj aby z tej burzy mózgów wybrać te pomysły, które pozwolą zrealizować cel i by były to również pomysły uczestników. Ten etap moderuj. Mów w proporcjach 30% Ty, 70% zebrani.
- Serce – mnie osobiście serce kojarzy się ze zrozumieniem, empatią, poczuciem sensu. Jak do czegoś podchodzę z sercem, to chce mi się to robić. Zadbaj, aby odbiorcy wiedzieli, jaki jest sens twojego planu i podejmowanych działań. Po prostu żeby mieli motywację do działania, żeby im się chciało chcieć. I nie chodzi tu tylko o puste frazesy, ale o autentyczne przekonanie o słuszności kierunku, jaki obraliście. Powiedz o pięknej wizji końc,a ale także o konsekwencjach ewentualnego zaniechania działania. Tutaj również rekomenduję zaangażowanie audytorium. Znasz już najlepsze narzędzie do budowania zaangażowania.
A gdy ludzie już się rozejdą do swoich obowiązków, odpowiedz sobie na trzy pytania:
- Jaki konkretny cel otrzymały osoby biorące udział w spotkaniu? (GŁOWA)
- Jakie narzędzia pomagające osiągnąć ten cel wypracowaliśmy? (RĘCE)
- Po co mamy/mają to zrobić? Co to nam da? (SERCE)
Jeżeli jesteś przed spotkaniem, spróbuj przygotować się do niego według modelu GRS. Doświadcz, jak działa. Zastanów się, co i jak możesz poprawić na jego poszczególnych etapach. Wnioskami podziel się w komentarzu.
Niech GRS będzie z Tobą.